کارگاه «پروژه نويسي» براي سازمان هاي غيردولتي
به منظور افزايش سطح توانمندي اعضاي NGOها کارگاه «پروژه نويسي» به مدت سه روز در تاريخ‌ 11 و 12 و 15اسفند 1389 برگزار شد.
 شرکت کنندگان اين کارگاه اعضاي NGOهاي ترنم انديشه، سيمرغ پارسي، صهباي
بصيرت و نعيما بانو بودند و کارگاه با حضور 20 شرکت کننده تشکيل شد.



روز اول
کارگاه
ساعت 8:45 با پخش سرود ملي و قرآن شروع شد. پس از خوش آمدگويي يکي از
مسئولين کارگاه، تسهيل‌گر -دکتر موسوي- به معرفي اجمالي کارگاه و بيان
اهداف برگزاري آن پرداخت. سپس با همکاري کمک تسهيل‌گر اعضاي شرکت کننده به
هم معرفي شدند. در مرحله بعد با همکاري و توافق همه اعضاي کارگاه، اصول
برگزاري کارگاه آموزشي تعيين شد و توسط کمک تسهيل‌گر بر روي فليپ چارت
نوشته و بر ديوار نصب گرديد. سپس جدول و سؤالاتي درمورد پروژه نويسي به
عنوان پيش آزمون بين اعضا توزيع شد تا بررسي شود هرکس تا چه اندازه نسبت به
پروژه نويسي اطلاعات دارد. پس از آن در مورد بيانيه مأموريت سازماني صحبت
شد: «بيانيه مأموريت سازماني: هدف يا دليل وجودي سازمان است و تشريح مي‌کند
که سازمان مشغول انجام چه کاري است. بيانيه است که مشروعيت ايجاد، ادامه
حيات و بقاء سازمان را تعيين مي‌کند.» پس از روشن شدن اجزاي بيانيه مأموريت
و تفاوت آن با شعار و ... هرNGO بيانيه مأموريت خود را بر روي فليپ چارت نوشته و به ديوار چسبانده شد. نماينده‌اي مأموريت را براي ساير NGOها توضيح
داده و بازخورد گرفتند.



سپس
تعاريف و مفاهيم بنيادي «پروژه» بيان شد و اسلايدهاي مربوط به تعريف پروژه
و مشخصات پروژه به نمايش درآمد. «پروژه يک فرايند و تلاش موقت به منظور
دستيابي به يک سري اهداف مشخص است. اين فرايند زمان شروع و پايان مشخص و
تعريف شده‌اي دارد.» همچنين تعريف برنامه و ارتباط آن با بيانيه مأموريت و مفهوم چرخه پروژه تبيين شد.  در ساعت بعدازظهر تفاوت نياز و خواسته
تعريف شد و مرحله مقدماتي پروژه نويسي يعني ارزيابي نياز واقعي جامعه به
بحث گذاشته شد و هر NGO با کار گروهي به نياز سنجي پرداخت.  در ادامه فعاليت
گروهي گره انساني انجام شد که علاوه بر نشاط بخشي به اعضاي شرکت کننده و
از بين بردن کسالت ساعت عصر، به صورت عملي مفاهيم مرتبط با پروژه نويسي در
آن تمرين شد. سپس روش‌هاي ارزيابي سريع نياز آموزش داده شد:

1-    مصاحبه با افراد کليدي
2-    بحث گروهي متمرکز
3-    مشاهده
4-    پيمايش
5-    مطالعه موردي
6-    ترسيم نقشه

و مزايا و محدوديت‌هاي هر روش مورد بحث قرار گرفت. هر
NGO در قالب کار گروهي مفاهيم آموزش داده  شده را بر روي فليپ چارت پياده
کرده و بعد يک نفر به نمايندگي از گروه راجع به آن توضيحاتي ارائه داد.

در پايان اسلايدهايي به عنوان خوراک فکر نمايش داده شد.

روز دوم
ابتداي جلسه کمک تسهيل‌گر از ارزيابي روز اول گزارشي ارائه کرد. در
مرحله بعد چگونگي نگارش مقدمه طرح آموزش داده شد. در بخش مقدمه مي‌بايست
سازمان معرفي شود: نام سازمان، تاريخ تأسيس، منابع درآمد سازمان،
فعاليت‌ها، مکان فعاليت، همکاران، شماره ثبت، بيانيه مأموريت، سوابق
فعاليت‌ها و ... در ادامه از نحوه  بيان مسأله بحث شد. بيان مسأله بايد
به گونه‌اي باشد که بتواند طرف مقابل را ايجاب کند که اين مسأله بسيار مهم
است و نيازمند توجه است. به منظور بيان دقيق مسأله، نحوه ترسيم «درخت
مشکلات» آموزش داده  شد. در ترسيم درخت مشکلات، مشکل مورد نظر به عنوان تنه
درخت درنظر گرفته مي‌شود و علل و عوامل ايجاد مشکل به عنوان ريشه‌هاي آن و
پيامدهاي مشکل نيز به عنوان شاخه‌هاي درخت درنظر گرفته مي‌شود.



پس از تعريف دقيق درخت مشکلات، اعضا گروه‌بندي شده و هر گروه براي يک مشکل درخت ترسيم کردند. . ساعت
عصر با استخراج اهداف کلي و اختصاصي از درخت مشکلات آغاز شد. هدف کلي از
تنه درخت استخراج مي‌شود و اهداف اختصاصي که از دل هدف کلي مي‌آيد و بايد
سازگار با بيانيه مأموريت باشد، از ريشه‌هاي درخت مشکلات استخراج مي‌شود. اهداف اختصاصي بايد SMART باشد:

Specific-Measureable-Area band-Realistic-Time band

پس
از روشن شدن اهداف کلي و اختصاصي هر يک از NGOها با توجه به بيانيه
مأموريت خود و يکي از درخت مشکلات ترسيم شده، هدف کلي و اختصاصي تعيين کرده
و مانند کارهاي قبلي پس از نوشتن آن بر روي فليپ چارت، براي اعضاي کارگاه
ارائه دادند. در مرحله بعد جدول گانت توضيح داده شد که درواقع براي هر هدف اختصاصي يک جدول گانت طراحي مي‌شود و در آن فعاليت‌ها، زمان لازم براي
اجراي فعاليت، منابع مورد نياز و فرد مسؤول مشخص شده است. هر يک از NGOها
براي يکي از اهداف اختصاصي‌اي که در مرحله قبل تعيين کرده بودند جدول گانت
کشيدند. در پايان به عنوان خوراک فکر عکس‌هايي نمايش داده شد که
مي‌بايست اعضا ارتباط هريک از آنها را با مباحث مطرح شده در کارگاه در ذهن
خود تحليل مي‌کردند تا جلسه بعد هر کس آنچه در ذهن داشته باشد بيان کند.
خوراک فکر به اين منظور ارائه شد که در فاصله زماني بين کارگاه روز دوم و
روز سوم شرکت کنندگان با موضوع کارگاه ارتباط فکري داشته باشند.

روز سوم
ابتداي جلسه از ارزيابي روز دوم گزارشي ارائه شد. پس از آن جدول ذينفعان توضيح داده شد: براي
اجراي پروژه در راستاي جذب حمايت مادي و معنوي افراد، بايد ذينفعان مشخص
شوند. همچنين بايد ميزان اهميت آنها و نيز موافق بودن يا مخالف بودن آنها
نيز لحاظ شود. به اين منظور ابتدا جدولي رسم مي‌شود که ميزان اهميت در آن از 1 تا10 و ميزان حمايت از 0 تا 5 و ميزان مخالفت از 0 تا 5- عددگذاري شده
است. در اين مرحله با توجه به همان جدول ابتدايي مذکور، جدول ذينفعان رسم
مي‌شود. سپس تاکتيک‌هاي تأثيرگذاري براي تبديل مخالف به دردسرآفرين،
دردسرآفرين به مشوق، و مشوق به حامي، آموزش داده شد. فعاليت‌هايي که در اين
راستا (تبديل مخالف به دردسرآفرين و ...) تعريف مي‌شود بايد در جدول گانت
وارد شده و زمان بندي شود. با اين کار جدول گانت کامل مي‌شود و مسائل محيطي
هم در آن لحاظ مي‌گردد. در ادامه برنامه پايش وارزشيابي پروژه طرح شد. پايش چک کردن انجام شدن کارها طبق برنامه ريزي صورت گرفته و جدول گانت است
ولي ارزشيابي معطوف به هدف است و چک کردن اين که آيا کارها درست انجام
مي‌شود يا نه. براي پايش هر فعاليت يک چک ليست تهيه مي‌شود. ارزشيابي دروني
توسط خود NGO انجام مي‌شود اما ارزشيابي بيروني توسط سازمان يا فردي خارج
از NGO انجام مي‌شود. براي ارزشيابي موفقيت پروژه بايد شاخص موفقيت تعيين
کرد.پس از تبيين مفاهيم پايش و ارزشيابي، شرکت کنندگان تعيين شاخص موفقيت را تمرين کردند. در
مرحله بعد مبحث «بودجه بندي پروژه» مطرح شد. هر پروژه‌اي يک هزينه مستقيم
دارد و يک هزينه غير مستقيم. هزينه غيرمستقيم هزينه‌اي است که پروژه باشد
يا نباشد بر NGO مترتب مي‌شود. هر NGO بايد از محل پروژه‌هاي مختلف هزينه‌هاي غيرمستقيم خود را تأمين مي‌کند. مطلب بعدي آموزش داده شده
«پايداري طرح» بود. پايداري طرح  يعني پروژه چگونه مي‌تواند چرخ خود را
بگرداند. اين پايداري جنبه‌هاي مختلف مالي، اجرايي و سازماني دارد. مثلاً
در پايداري مالي پروژه بايد بتواند هزينه‌هاي خود را تأمين کند. يا در
پايداري سازماني با اجراي پروژه سازمان مجري توانمندتر مي‌شود و انسجام
اعضا بيشتر مي‌گردد. در مباحث پاياني کارگاه نحوه تهيه خلاصه اجرايي طرح
شد. در واقع خلاصه اجرايي پروژه بخش مهمي از پروژه است که اگر خوب نوشته
شود باعث ترغيب سازمان هدف به خواندن کل سند مي‌شود. پس از نوشته شدن سند
پروژه خلاصه اجرايي پروژه را در ابتداي آن قرار مي‌دهيم. آخرين موردي که
به سند پروژه اضافه مي‌شود «نامه رويي» است که در انتهاي آموزش پروژه
نويسي به آن اشاره شد. نامه رويي به سازمان اهداکننده کمک نوشته مي‌شود و
بر روي سند پروژه قرار مي‌گيرد. اين نامه بايد با ذکر نام مخاطب باشد،
صادقانه نوشته شود، به امضاي بالاترين مقام اجرايي سازمان برسد و ... پس
از آنکه طبق برنامه ارائه شده مطالب مبحث پروژه نويسي آموزش داده شد، به
منظور ارزيابي ميزان موفقيت کارگاه در انتقال اين مفاهيم، پس آزمون برگزار
شد. شرکت کنندگان به سؤالات جدولي پاسخ دادند که در روز اول کارگاه تحت
عنوان پيش آزمون در اختيارشان قرار گرفته بود.



12:00 PM 1391/12/11 به روز شده در تاریخ: